Tato situace může představovat pro podnikové personalisty jak výhodu, tak riziko. Řada z nich totiž nemá přesnou představu, co po dodavateli HR softwaru chtít, a nedokáže dobře formulovat své požadavky. To v situaci, kdy se počet hráčů na trhu personalistického softwaru dramaticky zvyšuje, představuje zvýšenou možnost neúspěchu projektu.
Podcenění technologického rozvoje v oblasti HR ovšem může mít pro firmu velmi závažné důsledky: jednak se stává nepřitažlivou (zvláště pro mladou generaci a špičkové odborníky), jednak se jí nemusí vůbec podařit tyto špičkové odborníky identifikovat.
V situaci, kdy pro řadu společnosti představuje nedostatek vůdčích osobností zásadní problém, jsou investice do vhodného HR systému v podstatě nutností.
Jak nepřijít o talenty
Cesare Capobianco, viceprezident společnosti Oracle pro prodej aplikací pro oblast střední a východní Evropy, je přesvědčen, že IT dnes hraje klíčovou roli v maximalizaci šancí firmy na nalezení a získání těch pravých zaměstnanců.
"Podle výzkumu časopisu Economist je téměř 50 % pracovníků přijatých na pozice nižšího managementu zcela nevyhovujících," říká Capobianco. Z této statistiky je zřejmý význam kvalitních HR systémů pro úspěch organizace.
Dalším z významných dodavatelů podnikového softwaru, který razantně vstoupil do oblasti firemní personalistiky, je společnost SAP. Ta je zadavatelem studie 2020 Workforce, kterou pro ni vypracovali analytici z Oxford Economics.
Cílem studie bylo zmapovat best practices v oblasti vytváření personálních strategií. Studie se zúčastnilo 2718 řídících pracovníků a 2872 zaměstnanců z 27 zemí celého světa, včetně České republiky.
Jedním ze závěrů výzkumu je i fakt, že globální rozvoj ekonomik přispěl k akceleraci dynamiky procesu změn, kterou firmy nestačí sledovat a chápat.
šéfů českých firem dnes používá při rozvoji pracovníků kvantifikovatelné metriky a benchmarking. Zdroj: Oxford Economics pro SAP.
Až 80 % ředitelů českých firem uvádí, že stále častěji využívají služeb dočasných, agenturních či sezónních zaměstnanců nebo konzultantů. A 40 % ředitelů je přesvědčeno, že bude kvůli tomu nutno změnit podnikovou personalistiku.
Obecně platí, že ředitelé přehodnocují přístup ke mzdám, školení a personální technologii. Již plných 52 % šéfů českých firem používá dnes při rozvoji pracovníků kvantifikovatelné metriky a benchmarking a 42 % ví, jak z těchto dat získat smysluplné poznatky.
Analytické nástroje už nejsou luxusem, ale nutností
Z výše uvedeného logicky vyplývá, že zvláště větším firmám už nebudou stačit běžné moduly personalistických systémů: tedy řešení pro mzdy, docházku, nábor atd.
Moderní personalistické systémy nabízejí sofistikované nástroje pro vyhledávání talentů - a to jak v rámci vlastní firmy, tak externě třeba prostřednictvím sociálních sítí. Samozřejmostí jsou rovněž analytické nástroje poskytující klíčová data pro budování personální strategie firmy.
Jak uvádí Jan Sejpka, analytik mezd a personalistiky Helios Orange společnosti Asseco Solutions, základem softwaru pro personalisty je bezesporu evidence zaměstnanců. Jejím prostřednictvím jsou rozdělováni na pracovní pozice, které se promítají do struktury podniku. Každá z nich má určité požadavky na schopnosti lidí pro konkrétní místa. Systém vytvoří strukturu požadovaných schopností, a ty pak přiřazuje ke konkrétním zaměstnancům.
Trendem poslední doby je ovšem rozšíření vyhodnocovacích vzorců, aby byla větší měřitelnost schopností a možnost aplikace vzorců pro výběr zaměstnanců.
A co říkají zákazníci? S nutností využívat v rámci personalistiky analytické nástroje souhlasí Ing. Zdeněk Šimek, Ph.D., MSc., MBA, personální náměstek ředitele Všeobecné zdravotní pojišťovny.
"Naše potřeby se změnily. Přešli jsme na portálové řešení v novém moderním a uživatelsky přívětivějším designu s doslova intuitivním ovládáním. Hodně nás inspirovala ikonová řešení mobilních aplikací. V naší firmě konkrétně používáme český personální systém Vema.
Samozřejmé je také využívání analytických nástrojů. Při současných požadavcích ani nelze jinak. Např. pro HR reporting používáme PayNet od HAY Group, v oblasti developmentu oblíbené LMS, nasazené hostingově pro recruitment e-diagnostiky a další systémy.
Pokud jde o nástroje na podporu talent managementu, používáme vlastní modul hodnocení provázaný s kompetenčními modely a Vemou tak, že jsme schopni s touto podporou talenty nejen identifikovat, ale i dále rozvíjet."
Novou úroveň požadavků na HR systém deklaruje také Pavel Jirák, výkonný ředitel pro Lidské zdroje Komerční banky.
"HR systém pro nás již není jen nástrojem pro evidenci pracovněprávních dokumentů a zpracování mezd, ale nástrojem přímo podporujícím workflow klíčových HR procesů. Posun od evidenčního systému k systému pro podporu procesů je pro nás zásadní a výrazným způsobem zrychluje a zlevňuje vnitřní procesy."
Pokud jde o analytické nástroje, nabízí HR systém podle Pavla Jiráka sám o sobě řadu možností pro extrahování a reportování dat. Hlubší analýzy jsou ovšem v Komerční bance realizovány týmem reportingu mimo vlastní informační systém. Řada informací, jejichž zdrojem je personální systém, je dále analyzována datovým skladem společnosti. Co se týká podpory talent managementu, uvádí Jirák: "Personální systém KB využíváme s ohledem na talent management dvojím způsobem. Jednak v něm naše talentované zaměstnance evidujeme, a tím jej využíváme pro reporting apod. Prostřednictvím modulu vzdělávání dále zajišťujeme logistiku tréninků, které jsou v rámci programu nabízeny.
Kromě toho využíváme na správu našich "talentů" nástroj skupiny SG, který umožňuje pracovat s rozvojovým plánem. Jsme přesvědčeni, že základním kamenem úspěšného talent managementu jsou dobře vybraní zaměstnanci, s nimiž osobně pracují jejich manažeři. Aplikační nástroje jsou na pozadí celého programu."
Dagmar Krátká, personální ředitelka, České Radiokomunikace, oceňuje flexibilitu systému využívaného v této společnosti: "Naše požadavky se mění spolu s vývojem trhu, na které musí HR reagovat, nicméně díky modularitě našeho systému jsme schopni pružně reagovat i v rámci interního vývoje. V současné době upravujeme na míru nástroje pro podporu talent managementu tak, aby lépe vyhovovaly našim potřebám."
Pokud jde o analytické nástroje, v Českých radiokomunikacích zatím většinu analýz zpracovávají pomocí MS Office, rozsáhlejší analýzy pak ve spolupráci s firemními programátory.
V ČSOB využívají SAP Business Warehouse a plánovací nástroje pro odměňování (včetně plánování rozpočtů), nábor a vzdělávání. Nové řešení, který ČSOB zavádí v tomto roce, nabídne jako jeden z modulů i talent management. Ten, jak uvádí Martin Pösinger, manažer Školicího střediska ČSOB, dosud zpracovávali mimo informační systém.
Systém SAP používají také ve společnosti Webnode. A stejně jako v řadě dalších firem i zde uvažují o zvýšení úrovně analytických vlastností HR řešení.
Interní systém HR expres využívají v UniCredit Bank. Ten podle Petra Plocka, tiskového mluvčího společnosti, poskytuje širokou paletu služeb pro zaměstnance firmy. "Vedle toho také poskytujeme v rámci interního portálu kurzy e-learningu", dodává Plocek.
Významným trendem posledních let, je stále razantnější využívání cloudu.
Toho jsou si vědomi i dodavatelé personalistického softwaru. A třeba konkrétně společnost Oracle počátkem loňského prosince učinila mimořádný krok tím, že nabídla svým zákazníkům vlastní cloudovou platformu k podpoře aktivit v oblasti řízení. Nový HR systém založený na cloudu zavádějí například v ČSOB. Podle Martina Pösingera je jednou z klíčových výhod tohoto systému, že se do něj zaměstnanci dostanou nejen z firemních počítačů a tabletů, ale po náležité autorizaci také z domova. Samozřejmostí je využívání cloudu v Českých radiokomunikacích: "Díky tomu, že jsme sami jedním z největších poskytovatelů cloudu v ČR, jsou naše systémy na cloud computing napojeny," uvádí Dagmar Krátká. Ve společnosti VZP zatím cloudové platformy nevyužívají, ale jak uvádí Zdeněk Šimek: "V cloudu vidíme blízkou budoucnost. Možnost mobilního přístupu do HR portálu aktuálně zvažujeme, nicméně jej vnímáme jako rizikový, a pokud se pro něj v budoucnu rozhodneme, bude jeho řešení limitované bezpečnostními požadavky." Stejně tak o využití možností cloudových řešení přemýšlejí ve Webnode. Jak uvádí Andrea Novotná: "V tuto chvíli nevyužíváme cloud computing, co se HR informačního systému týče. Pohráváme si však s myšlenkou implementace cloudového řešení pro schvalování dovolené a jejího náhledu pro všechny zaměstnance. Cloudové řešení u nás pokrývá systém Confluence v rámci interní komunikace napříč celou firmou." Na druhou stranu, například v Komerční bance či ve společnosti Mall.cz, zatím cloudová řešeních vůbec nejsou na pořadu dne.
Dvakrát měř...
Na tomto místě je třeba říci, že pro menší společnosti je řada funkcí nabízených největšími hráči na trhu zbytečným a drahým luxusem. Je třeba si uvědomit, že jen 30- -35 % zákazníků plnohodnotně používá všechny moduly personalistického systému.
A jsou to právě menší firmy, které jsou nejvíce ohroženy špatným výběrem HR informačního systému. Velmi často se totiž firma na základě jedné prezentace rozhodne pro dodavatele a stanoví si pevnou cenu. Nezbývá pak už prostor pro jakékoli přizpůsobení systému, které je obvykle nutné. Z pouhé jedné či dvou prezentací představených v rámci výběrového řízení nelze při nejlepší vůli poznat systém do hloubky, míru jeho uživatelské přívětivosti atd.
Jednatel společnosti KS program, Jiří Baroš, doporučuje před závěrečným rozhodnutím provést podrobnou předimplementační analýzu, která definuje požadované nastavení, případné customizace, potřebu školení a konzultací. Pokud na tuto analýzu není čas či peníze, měl by si zákazník alespoň ověřit nezávislé reference.
S tím, že mezi personalisty panuje jistá bezradnost ohledně požadavků na informační software pro podporu HR, souhlasí i František Míka, šéf společnosti MMI: "Mně osobně moc chybí určité sjednocení v terminologické oblasti. V oboru HR systémů se ke škodě věci vžila jakási zjednodušující terminologie. Všemu se říká buď personalistika, nebo personální informační systém, občas ještě někde zazní Systém řízení lidských zdrojů. Informatici jsou povětšinou spokojeni, když nový ERP systém obsahuje modul Mzdy a personalistika, dále to nerozlišují.
Ze sady aplikací pro talent management má největší oblibu performance management, ukrývající se většinou pod "bezpohlavním" označením hodnocení. Téma talent managementu jako takové samozřejmě české organizace oslovuje, ale nikoliv v souvislosti s HR technologiemi. Převládá přesvědčení, že optimální je Excel."
Dobrá zpráva na závěr
Pozitivní zprávou rozhodně je, že všichni oslovení zákazníci hodnotili kladně výběr HR systémů na našem trhu. Většina z nich ovšem - stejně jako klíčoví dodavatelé - zdůrazňuje nutnost pečlivého zvážení potřeb firmy a precizní formulace požadavků na personalistické řešení.
Nabídku v oblasti řešení na podporu HR oceňuje Martin Pösinger, ČSOB: "Požadavky na personalistické systému jsou v zásadě podobné, změnila se ovšem nabídka. Pozorujeme především trend směrem ke cloudovému standardizovanému řešení."
Spokojený je i Zdeněk Šimek z Všeobecné zdravotní pojišťovny: "Na českém trhu je celá řada velmi zajímavých systémů v široké plejádě jak technických možností, tak cenového spektra. Záleží na velikosti firmy, jejím vnitřním uspořádání, stejně jako na požadavcích uživatelů, jaký systém zvolit. Nicméně z praktického hlediska bych doporučil zvolit takový systém, který je ekonomicky výhodný, uživatelsky přívětivý a dostatečně robustní na splnění i budoucích potřeb."
Podle Andreji Novotné ze společnosti Webnode je problémem nabídky přílišná nepřehlednost některých řešení: "Na trhu je velké množství různých systémů, ale velká část z nich je velice komplikovaná, nepřehledná a jen malá část z nabídky dokáže pokrýt implementaci stejného systému v různých jazycích v zahraničí."
Přínos českých firem pro oblast firemní personalistiky pak oceňuje Pavel Jirák z Komerční banky:
"Personálních systémů podporující českou a slovenskou legislativu je poměrně omezené množství a majorita dodavatelů se rekrutuje z tuzemských firem. Je pozitivní, že české společnosti mají ambice pronikat i na další trhy."
Na závěr tedy jen velmi stručně: oblast firemní personalistiky zažívá mezi dodavateli softwaru obrovský boom.
Zákazníci si mohou vybírat řešení všech velikostí a různé míry sofistikovanosti. Je proto nesmírně důležité sledovat trendy a velmi pečlivě zvažovat, které z nástrojů jsou pro moji konkrétní firmu důležité.
Podcenit možnosti IT může dnes pro firmu představovat velmi vážný problém.
V roce 2015 zavádíme nový HR systém, který je cloudový. Do systému se zaměstnanci dostanou nejen z firemních počítačů a tabletů, ale po náležité autorizaci také z domova.
Martin Pösinger, manažer Školicího střediska ČSOB
Úspěšně používáme vlastní modul hodnocení, provázaný s kompetenčními modely a naším personálním systémem tak, že jsme schopni s touto podporou talenty nejen identifikovat, ale i dále rozvíjet.
Zdeněk Šimek, personální náměstek ředitele, Všeobecná zdravotní pojišťovna
