Co v oblasti kancelářského tisku považujete za nejpalčivější problém? Jsou to stále tiskové náklady?
Firmy by se měly snažit využít možností, které přinášejí chytré multifunkce, například skenování se spolehlivým OCR a ukládání plně prohledavatelných dokumentů do vhodných úložišť. Při změně nakládání s dokumenty, která běžně vede ke zlepšení produktivity o 20 procent, jde prakticky až o dva pracovní měsíce v roce. Tyto úspory jsou neporovnatelně vyšší než při standardním snižování tiskových nákladů, jehož rezervy jsou prakticky vyčerpány.
Má tedy podle vás smysl bezpapírová kancelář?
Plně bezpapírová kancelář není v současné době příliš reálná ani žádoucí. Jde ale o rozumný směr především z hlediska modernizace zastaralých procesů. Prvním krokem, který již řada firem absolvovala, je snížení spotřeby papíru a nákladů na tisk. Efektivním krokem je i digitalizace interních procesů. V centru takových snah jsou přitom v současné době tzv. chytré multifunkční tiskárny. Znakem postupné digitalizace je průběžný nárůst skenovaných papírových dokumentů.
V čem se chytré multifunkce liší od těch obyčejných?
V tom, že nejen tisknou, skenují a kopírují, ale zároveň jsou důležitou součástí firemního systému pro správu dokumentů (DMS). Rozdíl je asi jako mezi klasickým a chytrým mobilem, který pracuje s aplikacemi. Chytré multifunkce využívají snadno ovladatelné aplikace a fungují jako propojení mezi digitální a běžnou "papírovou" kanceláří.
Cena chytré multifunkce pro profesionální použití v malé firmě může začínat na zhruba 12 tisících korunách a v kombinaci s vhodným softwarem, který se dodává společně se zařízením, přinese malým a středním firmám možnosti dříve dostupné pouze velkým organizacím.
Co to znamená prakticky?
Pro plnohodnotné firemní použití je třeba, aby byl skener konstruován pro dostatečně vysokou zátěž, skenoval rychle oboustranně a měl automatický podavač pro hromadné zpracování více listů papíru. Pohodlnou spolupráci s podnikovou infrastrukturou podpoří velký a přehledný ovládací panel s dotykovým displejem a jednoduchou možností úpravy ovládání související s napojením na úložiště dokumentů či informační systémy. Výhodou je kvalitní OCR řešení, dodané přímo se samotnou multifunkční tiskárnou, umožňující ukládat do archivačního formátu PDF/A. Výsledkem je, že naskenované a uložené dokumenty můžete plnohodnotně digitálně prohledávat.
Lze v kancelářském tisku i dnes najít příležitosti pro snižování nákladů?
Určitě, a to jak při nákupu zařízení, tak při tisku. Pořizovací cena tiskových zařízení bývá často při nákupu hlavním kritériem, ale přitom většinou představuje jenom kolem 10 % celkových nákladů spojených s provozem. Jednoduché pravidlo, ve kterém je skryto vše podstatné, zní: čím menší tiskárna, tím dražší provoz. Důležité je také zamyslet se nad formátem zařízení. A3 modely jsou při pořízení řádově dražší než A4, ale podíl objemu A3 tisku i skenování bývá nižší než tři procenta.
Jak náklady ovlivňuje dominance barevného tisku?
Náklady na barevný tisk budou minimálně o polovinu vyšší než na černobílý, ale mohou být klidně i čtyři- až pětkrát vyšší, záleží na konkrétním dokumentu a jeho barevnosti. Barevný tisk proto může být v rámci firmy vyhrazen jen vybraným uživatelům. Při monochromatickém tisku jsou náklady nižší, protože se obvykle používá pouze jedna barevná složka, navíc černý toner bývá levnější. Pokud je zařízení vybaveno automatickým oboustranným tiskem, lze snížit spotřebu papíru až o 45 procent.
Barva, na druhou stranu, znamená efektivnější předání informace. Z různých průzkumů vyplývá, že například barevné rozlišení snižuje čas vizuálního prohledávání až o 80 procent, barva také zlepšuje chápání a vytištěná sdělení mají mnohem vyšší šanci na zapamatování.
Rozhovor byl publikován v ICT revue 11/2017.
