Snižování nákladů v organizacích dnes podle konzultantů společnosti Accenture často začíná u informačních technologií. Nejvyšší management na ně obvykle a povětšinou oprávněně nahlíží jako na značně přebujelou a finančně náročnou položku. Současně však od IT očekává, že změní způsob, jakým byznys jejich organizace funguje. Transformace má samozřejmě proběhnout levně a podniku přinést vyšší konkurenceschopnost. Podnikoví informatici musí průběžně identifikovat jakékoli možné úspory v IT. Stále stejný požadavek je podle expertů firmy Accenture po čase vyčerpá, přestanou nacházet přijatelná rychlá řešení.

37 %

Aplikují-li podniky prověřené postupy úspěšných firem, mohou podle studie Capgemini dosáhnout celkových úspor nákladů na IT ve výši až 37 procent.

Soudobé technologické trendy nabízejí nové možnosti, jak mohou organizace efektivně řídit a pořizovat své informační technologie. Současně si zajistí, alespoň v teoretické rovině, efektivitu funkční i nákladovou.

Ve své letošní studii konzultanti společnosti Accenture identifikovali tzv. čtyři vlny nákladové redukce IT. Konkrétně jde o minimalizaci výdajů, optimalizaci pro efektivitu, nasazení architektury, která obstojí v dlouhodobém horizontu a v posilování hodnoty, kterou informační technologie přinášejí byznysu. Implementace prvních tří vln ztransformuje funkce podnikového IT. Stanou se efektivními a projdou výrazným odlehčením či zeštíhlením, které se ale nedotkne jejich výkonu, kapacit nebo kvality. Čtvrtá vlna navazuje na tři předchozí a zajišťuje podniku provozní, technické i obchodní benefity, jež nové technologie přinášejí.

Implementace těchto vln představuje iterativní proces. Podnik při jejich realizaci prochází trvalou technologickou obnovou, díky níž dosahuje lepších výsledků při nižších nákladech. Taková je alespoň vize konzultantů.

 

Přetrvávající složitost

Téma zeštíhlení firemního IT a jeho připravení na budoucí změny v oboru rozhodně není nové. Například analytici společnosti McKinsey před sedmi lety v jedné ze svých studií zevrubně zkoumali problematiku vysoké komplexity, tj. složitosti podnikových informačních systémů a celku aplikačního portfolia. Organizace obvykle disponovaly formálně zpracovanou architekturou IT, kterou ale prakticky nedokázaly kontrolovat nebo dodržovat. Na druhé straně se jim poměrně dobře dařilo konsolidovat využívaný hardware. Uplynulo sedm let, a jak se zdá, nezvládnutá komplexita informačních systémů stále představuje jednu z hlavních možností, jak snížit náklady na IT bez negativních dopadů na chod organizace.

Od roku 2010 analyzovali konzultanti společnosti Capgemini 67 tisíc aplikací z portfolia více než 100 mezinárodně působících firem. Vloni disponovali znalostní bází o velikosti jednoho milionu záznamů. Studovali vzájemné závislosti mezi daty a odhalovali postupy, které při správě aplikačního portfolia podniky využívají. Úspěšnost zkoumaných firem posuzovali pomocí specificky sestaveného modelu vyspělosti IT. V něm je sledována efektivita nákladů na podnikové informační technologie a hodnota jejich přínosu k celkovému byznysu podniku.

Za nejlepší byly v rámci výzkumu označeny firmy, které informační technologie provozovaly nejúsporněji a současně jim přinášely nejvyšší hodnotu. Tu konzultanti sledují s pomocí tří dílčích ukazatelů. Jsou jimi celkové náklady na vlastnictví, riziko a doba uvedení nové kompetence do praxe. Všechny se v optimálním případě snižují nebo zkracují, čímž zvyšují hodnotu přínosu informačních technologií pro byznys.

Čím se odlišují firmy, kterým informační technologie nejvíce spoří náklady a současně přinášejí nejvyšší hodnotu? Analytici společnosti Capgemini v rámci studie identifikovali tři klíčové oblasti, jež vedou k úspěchu na obou frontách. Jde o řízení interních požadavků, správu aplikačního portfolia a o provozní model. V těchto oblastech úspěšné firmy, z hlediska zaměření studie, využívají postupy, které konzultanti označili za best practices pro zvyšování výkonnosti podnikového IT.

 

Kvalitní požadavky na IT

Řízení interních požadavků představuje empiricky potvrzenou kritickou disciplínu pro snižování nákladů na informační technologie. Určuje, které aplikace se stanou součástí podnikového softwarového portfolia. Vhodně, tvůrci studie používají termín kvalitně, vybrané programy zvyšují celkový přínos informačních technologií a snižují náklady. Analytici Capgemini v této souvislosti prezentují až 15procentní potenciální úsporu provozních nákladů podniku. K jejich dosažení postačí, aby firmy převzaly osvědčené postupy těch nejlepších. Konkrétní kroky však samozřejmě zůstávají neveřejné.

Lze ovšem odvodit, že svou roli při volbě programového vybavení hraje detailní analýza požadavků na jeho funkcionality. Tvůrci studie ke kvalitě výběru dodávají, že dobře přizpůsobené aplikace využívají 2,6krát větší, respektive početnější týmy než ty hůře adaptované na procesní nastavení organizace. Podobně pozitivně vyznívá také vyhodnocení přínosů kvalitní volby programů pro podnik. Zjednodušeně řečeno: klíčové softwarové vybavení v těchto organizacích lépe odpovídá skutečným potřebám a současně je nákladově úspornější z hlediska provozu a údržby.

Aktivní a efektivní správa aplikačního portfolia se podílí na snižování rizik a nákladů. Potenciální prostor pro úspory zde podle tvůrců studie dosahuje v průměru hodnoty čtyř procent. Mezi klíčové disciplíny a současně osvědčené postupy správy aplikačního portfolia patří trvalá snaha o redukci velkého počtu malých a málo využívaných programů, konsolidace softwarového vybavení podmíněná realistickými cíli nebo snižování vlivu tzv. stínového IT.

Poslední uvedená položka dokáže podle odhadů analytiků zvyšovat náklady vlastnictví až o 40 procent. Podniky by rovněž část rozpočtů na IT měly vyčleňovat na technické projekty a na snižování tzv. technického dluhu, tj. původně dočasných nebo nefinálních řešení v dlouhodobém provozu.

 

Industrializované IT

Provozní model hraje důležitou roli v úsporách nákladů, pokud jsou v něm uplatňovány osvědčené postupy konceptu industrializace IT. Ten definují oboroví analytici relativně nejednotně. Shodují se však na většině vlastností, mezi něž patří standardizace, opakovatelnost, automatizace, škálovatelnost a spolehlivost. Industrializovaná IT řešení jsou obvykle navržena a nakonfigurována tak, aby splňovala požadavky většího počtu podniků.

V poněkud širším pojetí společnosti Capgemini zahrnuje industrializované IT v podstatě všechny více či méně módní trendy informačních technologií, které doplňují relevantní otázky podnikového managementu. Pokud organizace vhodně využívá offshoring, strategii preferovaných dodavatelů, vývojový životní cyklus pro tvorbu přizpůsobitelných řešení nebo technologický balíček digitální transformace SMAC (Social, Mobility, Analytics, Cloud), může dosáhnout nákladových úspor ve výši až 18 procent.

Ačkoliv tato hodnota působí jako marketingová proklamace, vychází z empirických dat a srovnání dvou kategorií firem, z nichž první přinášejí informační technologie výrazně vyšší hodnotu při nižších nákladech. Aplikují-li podniky prověřené postupy úspěšných firem, mohou podle výsledků studie dosáhnout celkových úspor nákladů na informační technologie ve výši až 37 procent.

 

Článek byl publikován v ICT revue 12/2016.